データの読み込み

Microsoft Excel のデータや Microsoft Outlook、Microsoft Outlook Express のアドレス帳を取り込めるので、今ある顧客データベースなどの資産を無駄にすることもなく、データベース構築の手間を軽減し、本来の目的であるメールコンテンツの作成、配信作業に専念できます。また、データを取り込まずとも「メールマジックライト」上で直接入力して作成することもできるので、データベース作成ソフトがない場合や既存のデータが全くない状態でも対応できます。新バージョンではインポート（読み込み）できるデータファイル形式はテキスト（.txtと.csv）形式にExcel（.xls）形式が追加されました。
※：Excel（.xls）形式をインポートするにはコンピュータにExcelがインストールされている必要があります。

「メールマジックライト」は読み込み可能なフィールド数が２０ですので、より細かなデータを作成できます。たとえば住所は都道府県・市町村区・番地・町名などという具合に分けて管理することも可能です。

データの編集

「メールマジックライト」のデータベース編集画面には、データ操作の基本である行の追加／削除、列の入れ替え、データ内容の編集、任意の列においての昇順／降順でのソートという基本的な編集機能が搭載されています。

データベースのグループ管理

インポートされたデータは、データベースで一括して管理されています。さらに、必要なデータを「年齢、職業、性別」などのグループ毎に区別して管理することも可能です。例えば「年齢」でフィルタリングを行い、抽出されたデータを新しいグループにドラッグ＆ドロップで振り分ける。もちろん、グループ毎に送信を行うことも可能です。

データのチェック

メールを送信する際、データベース中に同じメールアドレスが複数ある場合、同じ人に複数のメールが送信されたり、送信時間が余計にかかったりします。このようなことを回避するために、「メールマジックライト」には重複データを自動的に検索し、下位のデータを自動的に削除する「自動削除」と、削除データをユーザーが指定する「手動削除」の２つの方法を用意しました。
手動検索されたデータは色分け（複数の重複データがある場合は、複数色で分けられます）表示されます。また、データの確認が必要無い場合、色分け表示無しで削除する機能も備わっています。

データの抽出

搭載されている機能の中で今回特に役に立つであろう機能に「フィルタリング」という機能があります。この機能を使うと任意の文字列に対して「条件文字列と一致するもの／含むもの／含まないもの」という条件でデータの検索と抽出ができます。 同時に3つの条件を、一つのフィールド、または複数のフィールドに設定して、データベースのデータ抽出できます。ANDとORの条件も設定できますので、例えば、千葉県または東京都に住む男性だけなどに抽出することができます。

データの検索と置き換え

データベースにあるデータの検索と自動置き換えはExcelと同じように行えます。

データの書き出し

データベース編集機能で追加修正したデータを CSV（カンマ区切り）形式もしくはタブ区切り形式のファイルで書き出せるので、他ソフトでも活用できます。

データベース画面の印刷

データベースを印刷し、紙媒体で閲覧するため、画面の印刷ができます。データベースの印刷を細かく設定できます。印刷されるフィールドの調節、マージン設定、高さの設定、カラーやフォントの設定など詳細に設定でき、プリント前にプレビューで印刷イメージの確認も可能です。